Thuisadministratie digitaliseren

[Domaso]

Ik wil alle administratie die thuis binnenkomt gaan digitaliseren. Wie heeft hier ervaring mee en wil zijn kennis delen. Alle kennis, tip etc zijn welkom.
Wat ik zelf al bedacht/gevonden heb:

scans opslaan met naam die begint met yyyymmdd *titel* zodat je alfabetisch op datum kunt zoeken.
27 mappen maken, a t/m z en 123. Belasting brieven onder b opslaan etc.
in Windows Bibliotheken een map aangemaakt met titel "Administratie"

Tijdens de zoektocht naar hoe te archiveren kwam ik dit tegen:
Een Excel bestand met 27 tabbladen; a t/m z en 123.
Per tabblad heb ik tabellen gemaakt met:
- datum
- ontvangen/verstuurd
- naam instantie/bedrijf etc.
- onderwerp
- aantal pagina's
- koppeling naar bestand

Wie gebruikt/heeft zo'n excel bestand of heeft een betere oplossing?

Edit: is er iemand die zo'n excel sheet wil maken?